Som medlem i Bålsta BTK kommer dina personuppgifter behandlas av föreningen. Uppgifterna behövs för att kunna upprätthålla ett medlemsregister, för att kunna ansöka om och fördela ekonomiska stöd och bidrag, för att kunna arrangera tävlingar och utbildningar samt för att kunna kommunicera med medlemmarna.

Denna integritetspolicy utgör ett komplement till medlemsvillkoren och beskriver mer utförligt hur och varför vi sparar och hanterar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har. All hantering av personuppgifter sker i enlighet med IMY:s riktlinjer och utifrån principerna om ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, korrekthet samt lagringsminimering.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

En förutsättning för att Bålsta BTK ska kunna bedriva sin verksamhet är att föreningen har ett uppdaterat register över vilka som är medlemmar, i vilka grupper dessa spelar samt vid vilka tillfällen vilka spelare har varit närvarande. Riksidrottsförbundet (RF) har i sin uppförandekod kommit fram till att medlemskap i en förening kan ses som ett avtal och kan därför gälla som laglig grund. Inom idrottsrörelsen ingås avtal om medlemskap för barn under 18 år av vårdnadshavare, därmed omfattas anhöriga/målsmän av avtalet som laglig grund.

Personuppgifter hanteras för följande ändamål:

• Hantering av föreningens medlemsregister
• Administration och fakturering av avgifter
• Deltagande i tävlingsverksamhet
• Ansökan och hantering av bidrag
• Sammanställning av statistik och uppföljning
• Kontakt och samarbeten med andra föreningar
• Kommunikation med medlemmar
• Publicering av material på hemsida och sociala medier
• Besök på vår hemsida

Vilka personuppgifter hanteras

De personuppgifter som hanteras är:

• IdrottsID och personnummer
• Kontaktuppgifter (hämtas från IdrottOnline och SPAR)
• Grupptillhörigheter i IdrottOnline
• Närvaroregistrering på träningar och tävlingar
• Fakturor och inbetalningar

Föreningen kommer inte att samla in eller hantera några känsliga personuppgifter.

Hur vi skyddar medlemmarnas personuppgifter

All hantering av personuppgifter sker digitalt via fastställda plattformar. Manuell hantering sker endast undantagsvis och all åtkomst till personuppgifter är behörighetsstyrd. Uppföljning av behörigheter sker löpande.

Vilka vi delar personuppgifter med

Bålsta BTK kan behöva dela personuppgifter med andra organisationer inom idrottsrörelsen, exempelvis Riksidrottsförbundet, distriktsidrottsförbund och/eller specialidrottsförbund, i syfte att kunna fullgöra våra åtaganden.

För behandling av personuppgifter i IdrottOnline är RF, SF och BBTK gemensamt personuppgiftsansvariga och inget krav på personuppgiftsbiträdesavtal föreligger för dessa.

För att kunna fullfölja våra åtaganden kommer personuppgifter även delas med Amazon Web Services, Slack, Google samt Visma. Denna behandling sker baserat på standardiserade personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med respektive biträde.

Så länge sparar vi dina personuppgifter

Föreningen genomför löpande gallring av personuppgifter och i de fall personuppgifterna inte längre behövs så kommer de raderas. Observera att vissa personuppgifter kommer finnas kvar i föreningens register även efter att medlemsskap har avslutas i de fall de utgör grund för bidrag eller bokföring.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du rätt att:

• få tillgång till dina personuppgifter
• få felaktiga personuppgifter rättade
• få dina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga
• få veta hur länge dina personuppgifter kommer lagras
• lämna in klagomål till IMY

Som medlem har du rätt att få information och tillgång till de personuppgifter som föreningen behandlar om dig i form av ett utdrag. I dataskyddsförordningen står det utförligt vad ett registerutdrag ska innehålla. Kontakta föreningens styrelse ifall du önskar ett sådant utdrag.

Om du vill veta mer

Personuppgiftsansvarig för behandlingen är föreningen som juridisk person. Bålsta Bordtennisklubb har inte något dataskyddsombud, om du har frågor om Bålsta BTKs personuppgiftsbehandling så kontaktar du styrelsens ordförande via e-post.